Автоматизация бизнес-процессов и продаж

В небольшой компании одни и те же данные часто вводят по три раза: менеджер переписывает заявку с сайта в таблицу, потом в счёт, потом бухгалтер вносит оплату в учётную систему. Каждое ручное действие отнимает время и даёт шанс ошибиться. Автоматизация бизнеса убирает эти повторы: системы обмениваются данными сами, а люди занимаются тем, что требует решения.

Мы начинаем не с выбора программ, а с карты процесса. Описываем, как сейчас проходит заказ от обращения до закрывающих документов, где возникают задержки и ошибки, и только потом решаем, что автоматизировать в первую очередь.

Что можно автоматизировать

Признаки, что процесс пора автоматизировать

• одни и те же данные вносятся в несколько программ или таблиц;
• клиенты жалуются, что им забыли перезвонить или прислать документы;
• руководитель узнаёт о состоянии дел, только опросив сотрудников;
• при уходе сотрудника вместе с ним пропадает история работы с клиентами;
• цены или остатки на сайте расходятся с учётной системой;
• новичок неделями разбирается, как в компании принято делать типовые операции.

Если узнаёте у себя два-три пункта из списка, автоматизация, скорее всего, окупится за счёт сэкономленного времени и меньшего числа ошибок.

Автоматизация продаж

Продажи автоматизируются вокруг CRM. Обращение с сайта, звонок или сообщение создают сделку, система назначает ответственного и ставит задачу. Если менеджер не связался с клиентом в отведённое время, руководитель получает уведомление. После выставления счёта система ждёт оплату и сама переводит сделку дальше. Подробно о настройке CRM рассказано на странице «Внедрение Битрикс24».

Интеграции между системами

Типичный набор инструментов небольшого бизнеса: сайт на WordPress или WooCommerce, CRM Битрикс24, учёт в 1С или Эльбе, телефония, мессенджеры. Каждая из этих систем хорошо делает своё дело, но без связок между ними данные приходится переносить руками. Связки строим штатными средствами, где они есть, и через обмен по API, где штатного решения нет. При выборе способа учитываем, кто будет поддерживать интеграцию после запуска: решение должно быть понятным не только тому, кто его настроил.

Регламенты: автоматизация, которая начинается с бумаги

Не всё стоит отдавать программам. Иногда главная проблема в том, что каждый сотрудник делает одну и ту же операцию по-своему. Тогда сначала прописываем регламент: кто, что и в какой последовательности делает, какие данные вносит, куда передаёт. Такой документ полезен сам по себе, а для последующей автоматизации он становится техническим заданием.

Как проходит работа

1. Интервью с руководителем и сотрудниками, которые выполняют операции.
2. Карта процесса: шаги, участники, системы, точки ручного ввода.
3. Список того, что автоматизируем, с приоритетами по пользе и сложности.
4. Настройка интеграций и автоматических действий, тестирование на реальных сценариях.
5. Инструкции для сотрудников и короткое обучение.
6. Наблюдение за работой в первые недели и доработки.

Стоимость автоматизации

Цена складывается из числа процессов и систем, которые нужно связать, наличия готовых модулей обмена и объёма доработок. Подписки на сервисы (CRM, электронный документооборот, телефония) оплачиваются отдельно, по тарифам этих сервисов. Расчёт делаем после составления карты процесса, подробнее на странице «Цены».

Частые вопросы

С чего начать, если хочется автоматизировать всё?

С одного процесса, который отнимает больше всего времени или чаще всего даёт ошибки. Когда он заработает, станет понятнее, что делать дальше.

Что будет, если интеграция сломается?

Обмен данными настраиваем с журналом ошибок, чтобы сбой был виден сразу. На время сбоя у сотрудников остаётся ручной порядок действий, прописанный в регламенте.

Подойдёт ли это маленькой компании?

Да. Небольшой компании автоматизация часто нужнее, чем крупной: каждый сотрудник совмещает несколько ролей, и ручная рутина съедает заметную часть рабочего дня.

Смежные услуги

• Внедрение Битрикс24: CRM как центр автоматизации продаж
• Сквозная аналитика: учёт обращений от рекламы до оплаты
• Аудит сайта: если сайт тоже нужно привести в порядок